Atualmente, a segurança da informação é um dos principais motivos de preocupação das empresas. Isso, devido ao aumento expressivo de ataques de hackers e, por conta das punições previstas pela LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).
Diante desse cenário, é preciso que todas as áreas trabalhem em parceria com o setor de Tecnologia da Informação para que seja elaborado um trabalho de prevenção às ameaças. Principalmente, o setor de Recursos Humanos que lida, diariamente, com um grande volume de dados sensíveis.
Nesse sentido, é preciso estabelecer políticas de proteção para que os cuidados devidos sejam tomados desde a etapa de contratação dos colaboradores até o desligamento.
Quer entender mais sobre qual é o papel da área de Recursos Humanos na proteção de dados? Acompanhe.
A importância da proteção de dados no RH
Como mencionado, o RH é um setor que centraliza uma enorme quantidade de informações que, se vazadas, podem gerar um grande prejuízo a empresa. São dados de clientes e colaboradores, valores financeiros e indicadores estratégicos, dentre outros.
Portanto, assim como os demais funcionários da organização, os profissionais de RH também devem definir como deve ser a segurança no processo de tratamento e compartilhamento desses dados.
Nesse sentido, as informações mais sensíveis não devem ser acessadas por todos, além de ser necessário um controle rigoroso sobre quem e quando teve acesso a elas.
Ou seja, o RH precisa administrar os dados sob sua responsabilidade com cuidado. Afinal, mesmo que o TI seja responsável pela segurança da empresa, – e deve fornecer as ferramentas necessárias- para que as ameaças sejam evitadas, a colaboração de todos é fundamental.
Como garantir a proteção de dados na área de Recursos Humanos?
Para garantir a segurança dos dados que transitam na área de Recursos Humanos, é preciso ir além de apenas estabelecer regras para o acesso a tais informações.
Nesse sentido, também é necessário se preparar para que não ocorra nenhum vazamento de informações tanto durante a contratação de um novo colaborador, quanto no momento de seu desligamento.
Crie uma política de segurança
A área de Recursos Humanos necessita de uma política de segurança específica. Até porque, os colaboradores do setor têm acesso a dados sensíveis. Então, o controle deve ser rigoroso.
Portanto, delimite os acessos a documentos, registre todos os acessos e elabore um contrato de confidencialidade. Afinal, além de se preocupar com os ataques externos, também é preciso se resguardar de problemas internos.
Dessa forma, caso eventualmente ocorra algum vazamento, não apenas será mais fácil identificar a origem.
Atribua responsabilidades
Além de criar uma política de segurança consistente, é preciso também atribuir responsabilidades a alguns colaboradores que estarão encarregados de monitorar se as regras estão sendo cumpridas.
Para isso, é necessário que todos entendam suas atribuições e estejam de acordo com as normas, para que seja possível reduzir o risco de vazamento de informações de forma acidental.
Ademais, também é preciso incluir as regras referente ao tratamento de dados nos termos e condições de trabalho de novos funcionários.
Forneça treinamento aos colaboradores
Mesmo adotando todos esses processos de segurança, tudo só será cumprido com eficiência se a empresa fornecer treinamento aos seus funcionários. Até porque, todo esse cuidado sem que ocorra uma orientação pode acabar minando a produtividade e a agilidade dos colaboradores.
Então, o que era para resolver os problemas em relação à proteção, pode se tornar um grande problema.
O ideal é treinar e conscientizar os funcionários desde sua contratação e ressaltar a importância da segurança dos dados periodicamente.
Defina os processos de desligamento
Assim como na contratação tudo já deve estar definido e informado ao novo funcionário, o processo de desligamento também necessita de uma atenção especial. Afinal, o colaborador possui senhas, logins e tem conhecimento sobre muitas informações e métricas da empresa.
Então, é fundamental que a comunicação entre o RH e o TI seja eficiente neste caso, para que ocorra a revogação de acesso do usuário imediatamente, assim como a devolução de todos os itens que estejam sob a sua guarda, como notebook e celular.
Integre as áreas de RH e TI
Para que tudo o que foi mencionado aqui ocorra como planejado, é imprescindível que as áreas de Recursos Humanos e de Tecnologia da Informação estejam bem integradas e entendam que precisam trabalhar juntas para garantir a proteção de dados da empresa.
Afinal, é preciso que o RH tome todas as medidas de segurança necessárias na administração dos dados sob sua responsabilidade. Enquanto o TI gerencia os acessos e as identidades, cuida da implantação dos sistemas e garante a proteção de todo o sistema operacional.
Somente dessa forma é possível garantir a agilidade na realização das atividades diárias, e reduzir os custos com segurança ao mesmo tempo, em que se aumenta a proteção.
Quer conhecer mais motivos para adotar a gestão de identidades e acessos na sua empresa? Não deixe de ler nosso post sobre o assunto!
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